1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kappus & Bohne
Schillerstraße 30 – 40
60313 Frankfurt am Main
Deutschland
Telefon: 069 2998920
E-Mail: center@kappus-fachanwaelte.de

vertreten durch: Rechtsanwältin Pia-Alexandra Kappus, Rechtsanwalt Jörg Bohne und Rechtsanwalt Dr. Andreas Kappus

Der technische Betrieb des Voicebots erfolgt in Zusammenarbeit mit der PhoneKOM GmbH als Dienstleister. Mit PhoneKOM besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter Herr Andreas Hämmerle
Firma: Hämmerle Datenschutz
Dr.-Herm.-Künanz-Str. 25, 63683 Ortenberg
E-Mail: service@haemmerle-datenschutz.de

3. Art und Zweck der Datenverarbeitung durch den Voicebot

Wir setzen einen sprachgesteuerten digitalen Assistenten (Voicebot) auf unserer Telefon-Hotline ein. Der Voicebot dient dazu, eingehende Anrufe entgegenzunehmen und zu unterstützen, insbesondere für:

  • Mandantenservice
  • Entgegennahme von Anfragen
  • Terminvereinbarung

Der Voicebot verarbeitet insbesondere folgende personenbezogene Daten:

  • Audio- und Sprachdaten: Ihre gesprochenen Eingaben während des Telefonats mit dem Voicebot.
  • Textdaten (Transkripte): Ihre Sprachangaben können mittels automatischer Spracherkennung (Speech-to-Text) in Text umgewandelt und als Transkript gespeichert werden.
  • Inhaltsdaten des Gesprächs: z.B. Ihre Anfrage, Angaben zu gewünschten Terminen, zu Ihrem Anliegen oder sonstigen Informationen, die Sie im Gespräch mitteilen.
  • Stamm- und Kontaktdaten (soweit von Ihnen angegeben): z.B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Mandantennummer oder Aktenzeichen.
  • Verbindungs- und Metadaten: Datum und Uhrzeit des Anrufs, Dauer des Gesprächs, Ihre Telefonnummer (Caller-ID) sowie weitere technische Informationen, soweit für den Betrieb der Telefonverbindung erforderlich.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Entgegennahme, Vorqualifizierung und Weiterleitung von Anrufen
  • Vereinbarung und Verwaltung von Terminen
  • Bearbeitung und Dokumentation von Mandanten- und Interessentenanfragen
  • Sicherstellung der Erreichbarkeit der Kanzlei und Entlastung der Mitarbeitenden

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Voicebot erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Mandatsverhältnisses oder sonstiger vertraglicher Beziehungen erforderlich ist, insbesondere bei der Bearbeitung von Anfragen (z.B. Terminanfragen, Rückrufbitten, sonstige Anliegen).

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einem effizienten, modernen und gut erreichbaren Kanzlei- und Mandantenservice, an der Optimierung unserer organisatorischen Abläufe sowie an der Entlastung unserer Mitarbeitenden.

Sensible Daten (besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 DSGVO, z.B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, politische Meinungen) werden über den Voicebot nach unserer Konzeption nicht gezielt erhoben und sollen nach Möglichkeit nicht mündlich übermittelt werden. Sollten solche Angaben dennoch im Einzelfall gemacht werden, erfolgt deren Verarbeitung nur, soweit dies rechtlich zulässig und für Ihr Anliegen erforderlich ist.

5. Empfänger der Daten und Einsatz von Auftragsverarbeitern

Für den Betrieb unseres Voicebots bedienen wir uns externer Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter) und gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet sind.

Zu den Kategorien von Empfängern gehören insbesondere:

  • Telefonie- und Kommunikationsdienstleister für die Bereitstellung der Telefon-Hotline und die technische Abwicklung der Anrufe.
  • Voicebot-/IT-Dienstleister (z.B. PhoneKOM) für die Bereitstellung, Konfiguration und Wartung des Voicebotsystems, einschließlich etwaiger Sprachverarbeitungsfunktionen (z.B. Speech-to-Text).
  • Hosting- / Server- / Cloud-Dienstleister soweit die Voicebot- oder Telefondaten auf externen Servern verarbeitet werden.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an andere Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist (z.B. an Behörden, Gerichte, Steuerberater, Rechtsanwälte) oder Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Nach derzeitiger Konzeption findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR) statt.

Sollten wir künftig doch Dienstleister in Drittländern einsetzen, erfolgt eine Datenübermittlung nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere:

  • ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO), oder
  • mit dem Dienstleister geeignete Garantien, wie insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO), vereinbart wurden und ggf. zusätzliche Schutzmaßnahmen implementiert sind.

Über entsprechende Änderungen und eingesetzte Dienstleister werden wir in dieser Datenschutzerklärung informieren.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Insbesondere gilt:

  • Audio- und Sprachdaten / Transkripte und Inhaltsdaten: Audio- und Textdaten aus der Interaktion mit dem Voicebot werden für eine Dauer von bis zu 2 Jahren gespeichert. Die Speicherung dient insbesondere der Nachvollziehbarkeit von Anfragen und Terminvereinbarungen, Dokumentation und Bearbeitung von Mandatsanfragen sowie Absicherung und Nachweisführung im Rahmen von etwaigen rechtlichen Auseinandersetzungen.
  • Verbindungs- und Metadaten (z.B. Zeitpunkt, Dauer, Telefonnummer): Diese werden ebenfalls für bis zu 2 Jahre gespeichert, soweit sie zur Nachvollziehbarkeit von Kommunikationsvorgängen, zur Missbrauchserkennung und zur Einhaltung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Soweit Daten nur noch zu Beweiszwecken oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- oder steuerrechtliche Vorgaben) erforderlich sind, werden sie für die Dauer der entsprechenden Verjährungs- bzw. Aufbewahrungsfristen gespeichert und nach deren Ablauf gelöscht oder anonymisiert.

8. Nutzung von Daten zu Trainings- und Verbesserungszwecken

Die im Rahmen der Voicebot-Nutzung anfallenden Daten können dazu verwendet werden, den Voicebot und die dahinterliegenden Prozesse zu verbessern (z.B. Erhöhung der Erkennungsqualität, Optimierung der Gesprächsführung, Verringerung von Fehlinterpretationen).

Dabei werden Daten mit Personenbezug ausgewertet, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der kontinuierlichen Verbesserung unseres Service und der technischen Systeme).

Wo immer möglich, werden Daten bei diesen Auswertungen auf das notwendige Maß beschränkt und – soweit technisch umsetzbar – frühzeitig anonymisiert oder pseudonymisiert.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Nutzung unseres Voicebots ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen. Entscheiden Sie sich jedoch gegen die Nutzung des Voicebots oder machen nur eingeschränkt Angaben, kann es sein, dass Ihr Anliegen nicht oder nur eingeschränkt automatisiert bearbeitet werden kann.

In diesem Fall stehen Ihnen alternative Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, insbesondere:

  • Telefonkontakt mit unseren Mitarbeitenden (ohne Nutzung des Voicebots, soweit technisch möglich)
  • E-Mail
  • ggf. Kontaktformular oder schriftliche Kontaktaufnahme

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Der Voicebot dient ausschließlich der Entgegennahme, Vorqualifizierung und organisatorischen Bearbeitung von Anrufen (z.B. Terminvereinbarung, Weiterleitung).

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die rechtliche Wirkungen für Sie entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Ein Profiling im Sinne der DSGVO wird nicht durchgeführt.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und, falls ja, welche Daten dies im Einzelnen sind und zu welchen Zwecken dies geschieht.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere Rechtsgrundlagen einer Löschung entgegenstehen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes bzw. des Sitzes des Verantwortlichen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

12. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die im Zusammenhang mit dem Voicebot verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:

  • Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten auf befugte Personen
  • Verschlüsselung von Datenübertragungen, soweit technisch möglich
  • regelmäßige Überprüfung unserer IT-Systeme und Sicherheitsvorkehrungen
  • vertragliche Verpflichtung von Auftragsverarbeitern zur Vertraulichkeit und Einhaltung der Vorschriften der DSGVO

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, insbesondere wenn wir unseren Voicebot technisch oder organisatorisch anpassen oder wenn sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist unter www.kappus-fachanwaelte.de abrufbar oder kann bei uns angefordert werden.